Tegenwoordig hebben we zo veel ballen in de lucht te houden dat organisatie er wel eens bij in kan schieten. Of je denkt dat je georganiseerd bent, totdat je collega om een bepaald bestand vraagt. En je mailbox is eigenlijk ook overvol. Gelukkig is de hulp nabij: opruimcoaches. Wij spraken met opruimcoach Karin over chaotisch zijn en een opgeruimd kantoor. Want wat is eigenlijk de link tussen een opgeruimd kantoor en een opgeruimd hoofd?

Een opruimcoach hebben is heel normaal

“Mensen schamen zich vaak om mij in te roepen,” vertelt Karin. “Ze denken dat het iets is wat ze zelf zouden moeten kunnen. Het tegendeel is waar; mensen hebben het zo druk en doen onwijs veel verschillende dingen. Dan is het lastig om georganiseerd te zijn. Ik ondersteun en motiveer mensen om hun leven zo in te richten dat het hen rust en ruimte geeft. Tussen de sessies hou ik meestal zo’n één tot twee weken aan. Dan kan de klant in de tussentijd zelf verder met het project waar we mee gestart zijn.”

Waarom zijn mensen chaotisch?

“Eigenlijk zijn er drie redenen waarom mensen chaotisch zijn. Allereerst kan het gewoon in je zitten; de een heeft een georganiseerd karakter en de ander niet. Maar het kan ook met je opvoeding te maken hebben. Als je opgroeit in een gezin dat goed georganiseerd is, zie je dat als de norm. Andersom: als je opgroeit in de chaos, is chaotisch voor jou normaal. Tot slot heeft het met de tijd te maken. Tegenwoordig kun je zo makkelijk nieuwe spullen kopen. Het is heel normaal om elk seizoen nieuwe kleren te kopen of je interieur te veranderen. Door die hoge omloopsnelheid van spullen is het lastig om structuur aan te brengen; mensen denken dat het makkelijker is om alles maar gewoon neer te leggen. Totdat je opeens iets nodig hebt en geen idee hebt waar op de stapel het ligt – of überhaupt op welke stapel.”

En dan nu: hoe word je georganiseerd?

“Je kunt op kantoor simpel structuur aanbrengen door minder papier te gebruiken; bespaart ook nog eens bomen! Wil je toch papier gebruiken? Als je hele stapels hebt, is dat niet overzichtelijk. Organiseer het in mapjes zoals ‘Nog te doen’ of ‘Op te bergen’. Maar in je mailbox kun je het veel beter organiseren. Je kunt hier mapjes aanmaken met nummertjes, zoals 1. Familie en 2. Werk. Daar kun je dan weer submapjes maken, zoals 2.1 Afgeronde projecten, 2.2 Prospects, 2.3 Belasting en ga zo maar door. Een volle inbox maakt onrustig. Ik snap dat je nu denkt: ‘Maar ik heb 20.000 mailtjes in mijn inbox, die ga ik niet nu allemaal organiseren’. Dat hoeft ook helemaal niet. Zet al die mailtjes in een mapje “voor [datum van vandaag]” en begin nú met organiseren.”

De link tussen een opgeruimd kantoor en een opgeruimd hoofd

“Mensen vinden het lastig om tijd te investeren, maar ik leer ze om op lange termijn te denken. Nu kost het even tijd, maar op langere termijn levert het je tijd op. En het geeft je zo veel rust in je hoofd. Visualiseer hoe een georganiseerd kantoor eruit zou zien. Hoe fijn dat zou voelen, hoeveel tijd en rust het je wel niet op zal leveren. Digitaliseer zo veel mogelijk en schaam je niet om hulp te vragen. Kijk waar je naartoe wilt en hoe je daar in kleine stapjes kunt komen. Daarmee bereik je zo veel!”

Meer weten over Karin? Bekijk haar website Opruimcoach Karin. Zij focust zich vooral op het opruimen van huizen. Heb je hulp nodig bij het opruimen van je back-office? Je weet nu dat je je niet hoeft te schamen! Daarvoor ben je bij Quatroo aan het juiste adres. Stuur ons eventjes een berichtje en dan gaan we een kopje koffie drinken.