Als je een event organiseert, wil je dat het je gasten aan niets ontbreekt. Je wil dat ze waardevolle contacten opdoen op jouw relatie-evenement, nog jarenlang herinneringen ophalen aan dat legendarische vrijgezellenfeest of thuis tot in den treure dat heerlijke gerecht proberen na te maken dat werd geserveerd op jouw diner-party. Een succesvol event valt of staat bij de perfecte voorbereiding en deze 5 tips & tools gaan jou helpen om dat onvergetelijke event te creëren, zonder alle stress!

MOO

We love MOO! Met MOO heb je binnen een paar muisklikken een fantastische uitnodiging voor je event in elkaar gezet. Deze tool is ideaal als je zelf niet zo handig bent met Photoshop (uitbesteden waar je zelf niet goed in bent, weet je nog?). In een gebruiksvriendelijke online omgeving kun je uit verschillende templates van ontwerpers over de hele wereld jouw perfecte uitnodiging kiezen. Vervolgens kun je deze uitnodigingen personaliseren met eigen afbeeldingen en teksten. Zelfs de papiersoort en afwerking kun je zelf selecteren. Hallo gouden randjes, metallic afwerking en extra dik papier!

Mailchimp

Is paperless meer jouw ding en kies je liever voor digitale uitnodigingen? Dan is Mailchimp je beste vriend! Dit is een fool-proof e-mailmarketingtool die van oorsprong is bedoeld voor het rondsturen van commerciële uitingen zoals nieuwsbrieven, maar ook onwijs handig is voor het creëren van uitnodigingen. Je kunt zelf een uitnodiging ontwerpen en in zijn geheel uploaden, maar je kunt ook één van de templates pakken en die als basis nemen voor jouw perfecte digitale kaartje. Compleet met klikbare buttons, zodat mensen zich gelijk kunnen aan- of afmelden. En, wat ons betreft de kers op de taart: je kunt zelfs bewegend beeld invoegen. GIFjes anyone?

Eventbrite

Organiseer je een event met toegangskaarten, zoals een beurs voor een zakelijke klant of een workshop? Via Eventbrite kun je gemakkelijk een ticket- en registratiepagina voor jouw evenement aanmaken. Zo kunnen gasten makkelijk, veilig en snel tickets kopen en heb jij daar zelf geen omkijken meer naar.

Trello

Good old Trello. Wat een verademing. Weg met de post-its, hallo Trello! Bij het organiseren van een event moet je aan zoveel dingen denken. Kies je voor een buffet of finger food, of wordt het juist seated dining? Serveer je een welkomstdrankje? Hoe en wanneer volg je de aanmeldingen op? Door lijstjes te maken in Trello behoud je gemakkelijk het overzicht en voorkom je dat je dingen vergeet.

Google Formulieren

Herkenbaar? Dat je een uitnodiging uitstuurt met RSVP en dat je vervolgens via mail, WhatsApp én telefoon reacties binnenkrijgt die je vervolgens handmatig moet invoeren in je Exceldocumentje? Het is altijd weer een uitdaging om alle aanmeldingen te onthouden en op tijd in te voeren, zeker als er tussen neus en lippen door nog special requests aan worden toegevoegd, zoals voedselallergieën of een +1. Voorkom missers met Google Formulieren! Hierin kun je eenvoudig een kleine enquête maken om je gasten een hassle free RSVP voor te schotelen. Niet alleen kunnen je gasten aangeven of ze komen, maar ze kunnen gelijk laten weten of ze bijvoorbeeld maar voor een dagdeel komen, of ze iemand meenemen en of ze nog vragen of opmerkingen hebben. Google Formulieren slaat al deze reacties keurig voor je op in een Excelbestand dat je later kunt exporteren. Easy does it!